GTD(Getting Things Done)는 단순한 생산성 도구가 아니라 업무와 삶을 보다 효과적으로 관리하기 위한 철학입니다. 데이비드 앨런이 개발한 GTD는 전문가와 개인이 업무에 접근하는 방식을 변화시켜 생산성 향상과 스트레스 감소로 이어졌습니다.
GTD의 핵심 원칙
GTD는 5가지 핵심 단계를 중심으로 진행됩니다: 파악, 명확히 하기, 정리하기, 성찰하기, 참여하기. 이 단계를 통해 체계적으로 업무를 진행하면 어떤 업무도 놓치지 않고 처리할 수 있습니다.
1. 포착하기: 주목할 만한 사항 수집
모든 작업, 아이디어, 프로젝트는 머릿속에서 벗어나 신뢰할 수 있는 시스템에 캡처해야 합니다. 디지털 도구든 간단한 노트든 상관없습니다.
2. 명확히 하기: 그것이 의미하는 바를 처리하세요
캡처한 각 항목을 검토하세요. 실행 가능하고 2분 이내에 처리할 수 있는 항목이라면 즉시 처리하세요. 그렇지 않은 경우에는 위임하거나 연기하세요.
3. 정리하세요: 적절한 곳에 배치하기
미뤄둔 작업을 ‘다음 작업’, ‘프로젝트’, ‘대기 중’, ‘언젠가/아마도’ 등의 목록으로 분류하세요.
4. 반영합니다: 자주 검토하기
정기적으로 목록을 검토해 올바른 작업에 집중하고 있는지 확인하세요. 작업에 따라 매일, 매주, 매월이 될 수 있습니다.
5. 참여하기: 간단하게 실행
상황, 가용 시간, 에너지 수준, 우선순위에 따라 작업을 선택한 다음 실행에 집중하세요.
GTD 적용 사례
1. 이메일 과부하 관리
캡처 및 정리: 저는 매일 아침 받은 편지함을 제로로 처리합니다. 여기에는 각 이메일을 캡처하고 그 목적을 명확히 하는 작업이 포함됩니다. 예를 들어, 빠른 응답이 필요한 이메일은 2분 규칙에 따라 즉시 응답합니다. 시간이 더 필요하거나 더 큰 작업의 일부인 경우, ‘다음 작업’ 또는 특정 프로젝트의 작업 목록에 추가합니다.
정리 및 반성하기: 후속 조치가 필요한 이메일을 ‘대기 중’ 목록으로 분류하고 미리 알림을 설정합니다. 주간 검토 시, 이 목록을 살펴보고 보류 중인 항목을 확인합니다.
참여하기: 저는 하루 중 특정 시간을 지정해 이메일 대응을 처리함으로써 다른 우선순위가 높은 업무에 집중하는 데 방해가 되지 않도록 합니다.
2. 고객 프레젠테이션 준비
캡처 및 명료화: 프레젠테이션 준비를 맡게 되면 저는 프로젝트를 조사, 슬라이드 제작, 리허설 등 실행 가능한 작은 단계로 세분화합니다. 각 단계는 제 GTD 시스템에 기록됩니다.
정리 및 반성하기: 그런 다음 이러한 작업은 ‘고객 프레젠테이션’이라는 제목의 프로젝트 목록으로 정리됩니다. 저는 각 작업의 마감일을 정하고 매일 이 목록을 검토하여 필요에 따라 우선순위를 조정합니다.
참여하기: 현재 상황, 에너지 수준, 사용 가능한 시간에 따라 작업을 선택해 이 프로젝트에 집중할 수 있도록 시간 블록을 예약합니다.
3. 개인 개발 및 학습
포착 및 명확화: 저는 전문적인 성장을 위해 읽고 싶은 강좌와 책에 대해 ‘언젠가/아마도’ 목록을 관리합니다. 추천 도서나 유용한 강좌를 발견할 때마다 이 목록에 추가합니다.
정리 및 반성: 매달 검토하는 동안 이 목록을 평가하고 현재 업무량과 학습 목표에 따라 진행 중인 프로젝트나 ‘다음 작업’ 목록으로 항목을 옮길지 결정합니다.
참여하기: 일정에 시간이 나면 이러한 학습 리소스에 참여하여 지속적인 개인적, 직업적 발전을 도모합니다.
마치며
GTD는 단순한 업무 관리 그 이상입니다. 업무에 대한 통제력을 확보하고 모든 것이 처리되었다는 사실에서 평안함을 찾는 것입니다. 연구에 따르면 맑은 정신과 체계적인 업무 접근 방식은 스트레스를 크게 줄이고 생산성을 향상시킬 수 있다고 합니다. GTD는 이러한 상태를 달성하기 위한 프레임워크를 제공하여 집중력과 효율성을 향상시킵니다. 결론적으로, GTD는 단순한 생산성 시스템이 아니라 삶과 업무 관리에 대한 포괄적인 접근 방식입니다. 이 원칙을 따르면 통제력을 높이고 스트레스를 줄이며 전반적인 생산성을 향상시킬 수 있습니다.